Bewegen in Excel als een vis in het water is essentieel als u vooruitgang wilt boeken in uw werk. Hoewel het waar is dat we tegenwoordig meerdere alternatieven hebben om spreadsheets te maken, is Microsoft nog steeds een van de krachtigste tools voor het maken van gegevensbestanden .
Wat we vandaag voorstellen, zijn tien eenvoudige, maar praktische Excel-trucs die u zullen helpen deze handige tool onder de knie te krijgen . Of in ieder geval om te beginnen. Ze zullen u helpen uw bestanden en gegevens op een meer agile manier te beheren, zonder dat u uzelf gecompliceerd hoeft te maken.
Hier zijn 10 handige tips om Excel onder de knie te krijgen . We hebben de laatste versie van Excel 2016 als basis genomen voor de meeste opnames, hoewel de meeste tips ook werken met eerdere versies van het programma.
1. Verplaats gegevens
Laten we beginnen met iets fundamenteels. Breng gegevens over van de ene cel naar de andere . Een van de acties die we het meest uitvoeren als we met een Excel-document werken. Het is eigenlijk een heel eenvoudig gebaar, maar een gebaar dat bekend zou moeten zijn.
Als we dus een kolom willen verplaatsen met alle gegevens die deze bevat , zou het voldoende zijn om deze te selecteren en de muis naar de rand te verplaatsen, totdat er een kruis van pijlen verschijnt. Dan hoef je alleen maar de kolom te slepen om hem op de juiste plaats te plaatsen. Als we deze gegevens ook willen kopiëren, hoeft u alleen op de Control-toets te drukken. En dan slepen.
Nadat we een Excel-kolom hebben geselecteerd, verplaats je de cursor eenvoudig naar een van de randen totdat het dradenkruis verschijnt en versleep je de kolom
2. Alles selecteren
Als u een volledige gegevenstabel in Excel moet selecteren, kan het werk erg omslachtig zijn. Vooral als het document groot is. Het nut van alles selecteren is erg praktisch wanneer u bijvoorbeeld gegevens naar een andere tabel exporteert. Het enige dat u hoeft te doen als u een versie vóór Excel 2016 gebruikt, is op de toetsencombinatie Control + A te drukken. Vervolgens kunt u alle handelingen uitvoeren die u overweegt (kopiëren, knippen ...). In het geval dat u Excel 2016 gebruikt, is de sneltoets die voor ons heeft gewerkt Control + Shift + spatiebalk.
U moet ook weten dat er een nog snellere manier is om alles te selecteren dat in deze versies werkt. En het is om op de pijl te drukken die zich rechts in de hoek van de Excel-tabel bevindt (boven het cijfer 1 en naast de letter A). Slechts één klik is voldoende. Het is verre van een van de slimste Excel-trucs, maar het bespaart u tijd.
3. Voeg snelle toegang tot een tool toe
Als u regelmatig met Excel werkt, weet u hoe belangrijk het is om alle tools bij de hand te hebben . Anders wordt er veel tijd verspild en besteedt u meer tijd aan het zoeken naar knoppen en snelkoppelingen dan aan uw eigen werk. Wat doen we dan?
Nou, heel gemakkelijk. Maak snelkoppelingsknoppen voor de tools die we het meest gebruiken. Met de native versie van Microsoft Excel beschikt u in principe over drie sneltoetsknoppen , die u bovenaan het menu vindt. Dit zijn Opslaan, Schrijven ongedaan maken en Opnieuw schrijven.
Om nieuwe snelkoppelingen te wijzigen of toe te voegen, hoeft u alleen maar naar het gedeelte Bestand> Opties> Snelle toegangsbalk te gaan . Voeg de knoppen toe die u geschikt acht en verwijder de knoppen die niet nuttig voor u zijn. Kies OK als u klaar bent.
Een andere optie om toegang te krijgen tot deze functie is door op de knop met de pijl rechts van de snelcommandoknoppen te klikken. Vervolgens wordt een contextmenu geopend met de meest voorkomende toegangen die we kunnen plaatsen. Als je op "Meer opdrachten ..." klikt, openen we het optievenster waar we het net over hadden.
4. Beperkt de gegevens die in de spreadsheet kunnen worden ingevoerd
Stel u voor dat u met gegevens werkt en deze alleen beweegt in een reeks waarden. Bijvoorbeeld met prijstabellen waarvan de maximale waarde nooit hoger zal zijn dan 10.000. In vergelijkbare gevallen kan het nuttig zijn om een reeks limieten te stellen aan de invoer van gegevens, zodat er elke keer dat we buiten dit bereik gaan een waarschuwing verschijnt.
Om dit te doen, moet u naar de optie Gegevens bovenaan en vervolgens Gegevensvalidatie gaan. Binnen het tabblad Configuratie kunnen de verschillende limieten worden vastgesteld, zowel door middel van numerieke waarden als door de lengte van de tekst waarmee we de cel kunnen betreden. Als we werk delen met andere mensen (of een herinnering willen instellen), kunnen we een invoerbericht toevoegen en het foutbericht zelf aanpassen.
5. Verberg rijen
Een andere handige Excel-truc die ons veel speelruimte kan geven, is om rijen te verbergen waarvan we niet willen dat ze zichtbaar zijn. Het is dat u enkele kolommen kunt verbergen met resultaten die niet interessant zijn of die privé kunnen / moeten blijven . Dit is vooral handig bij het delen van een werkdocument, maar waarbij het niet belangrijk is om de "achterkamer" te zien.
Om rijen te verbergen, kunt u het beste de betreffende cellen selecteren en vervolgens op de combinatie Control en 9 klikken. U zult zien dat ze onmiddellijk verdwijnen. Als je ze wilt herstellen, heb je het vrij eenvoudig. Je hoeft alleen maar de volgende toetsen te combineren: Control + Shift + 8 . Ze verschijnen onmiddellijk weer.
Fuzzy zoekweergave in Excel 2010
6. Voer een vage zoekopdracht uit
Zoals de naam al doet vermoeden, zijn fuzzy-zoekopdrachten een mechanisme om elementen of waarden te vinden die we niet helemaal duidelijk zijn of die we ons niet nauwkeurig herinneren. Gewoonlijk hoeft u alleen op Control + B te drukken om een zoekopdracht in Microsoft Excel uit te voeren . Er wordt direct een menu geactiveerd zodat we de parameters kunnen invoeren.
Als u niet zeker weet wat u precies zoekt, kunt u de vraagtekens en de asterisk gebruiken . De eerste wordt gebruikt om een teken weer te geven en de asterisk kan een of meer tekens vertegenwoordigen.
7. Voeg meerdere rijen of kolommen tegelijk toe in Excel
Het invoegen van een nieuwe rij of kolom kan schijnbaar eenvoudig zijn. Maar wat gebeurt er als we meer dan één rij of kolom moeten toevoegen en we geen tijd willen verspillen? Maakt u zich geen zorgen, u hoeft de operatie niet meerdere keren te herhalen. In dit geval hoeft u alleen maar het gewenste aantal rijen of kolommen te selecteren (in dit geval twee of meer).
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de gemarkeerde rijen of kolommen. Wat u vervolgens moet doen, is de optie Invoegen kiezen in de vervolgkeuzelijst . De rijen of kolommen zijn onmiddellijk toegevoegd, net links van degene die u oorspronkelijk had geselecteerd.
Commentaarweergave in Excel 2010
8. Voeg een opmerking in een cel in
Opmerkingen invoegen in een cel kan erg handig zijn als we aan een samenwerkingsdocument werken of het naar iemand gaan sturen. Of zelfs als we, door alleen het document te maken , richtlijnen willen opnemen voor latere herzieningen.
Om een opmerking in te voegen, zou het voldoende zijn om onszelf op de cel te plaatsen die ons interesseert en op de Shift-toets en F2 te drukken . U zult zien dat er een klein vakje is geactiveerd waarin u alle benodigde tekst kunt opnemen. Dit vak kan worden vergroot of verkleind door de muis over een van de randpunten te slepen.
Als u klaar bent met de opmerking, verdwijnt deze uit de standaardweergave en wordt aangegeven door een klein pictogram in de cel zelf . Elke keer dat u erover beweegt, wordt de cursor opnieuw weergegeven. Overigens, om de opmerking te bewerken of te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop en kiest u de optie.
9. Blader snel
Navigeren door een Excel-document met veel gegevens kan erg vermoeiend zijn. In deze gevallen kunt u het beste de snelnavigatiesnelkoppeling gebruiken. Druk op de Control-toets terwijl u op een andere pijltoets op het toetsenbord drukt . Je zult zien dat de beweging snel en wendbaar is. Het interessante van deze manier van verplaatsen is dat het dit alleen doet tussen cellen met gegevens, dus je springt snel over de lege cellen.
10. Neem waarden op die beginnen met 0
En we eindigen met een simpele Excel-truc, maar in bepaalde gevallen erg handig. Wanneer we een waarde toevoegen die begint met nul, verwijdert Excel deze meestal. Het enige dat u in deze gevallen hoeft te doen, is een citaat voor de eerste nul plaatsen . Zo gemakkelijk. Nadat het nummer is ingevoerd, wordt het weergegeven zonder het aanhalingsteken en met de nul.
Dit zijn slechts enkele van de Excel-trucs die we kunnen ontdekken bij het gebruik van het programma. Het verbergt er nog veel meer en wordt steeds complexer.