Wilt u dat uw computer voor u werkt terwijl u op vakantie bent? Je kunt hem misschien niet alle taken laten doen, maar het kan je helpen vrediger te rusten. Als je op reis gaat (iets wat heel gebruikelijk is in deze tijd van het jaar), wil je misschien degenen die je e-mails sturen automatisch op de hoogte stellen. Op deze manier krijgen ze door u een bericht te sturen een antwoord met de tekst van uw keuze. Maar het kan zoiets zijn als " Ik ben tot vandaag op vakantie" ¦ In de tussentijd kun je contact opnemen met "¦ "
Nou, dat duurt een paar minuten. Maar op deze manier kunt u genieten van de rust met de rust van alles vastgebonden en goed gebonden achter te laten. Volg gewoon de volgende stappen ”¦
Als u in een bedrijf werkt dat een geavanceerde e-mailservice heeft, heeft u misschien al een optie voor dit doel gecreëerd. Met behulp van het meest populaire e-mailprogramma, Microsoft's Outlook, is deze optie te vinden in het menu Extra en wordt deze "Afwezigheidsassistent" genoemd. Als dit uw geval is, is het proces veel eenvoudiger en automatisch.
Als deze optie niet in het menu Extra verschijnt, kun je er ook van genieten. Hoewel het in dit geval moet worden verduidelijkt dat het bericht pas automatisch wordt verzonden als u de e-mail downloadt vanuit Outlook en op dezelfde computer waarop u het hebt geprogrammeerd.
Voordat u vertrekt, moet u de volgende stappen volgen om dit automatische antwoord te genereren:
1) Schrijf het automatische antwoordbericht . U maakt een nieuw bericht (selecteer Nieuw in de werkbalk of typ Ctrl + U) en schrijft zowel het onderwerp als de hoofdtekst van het bericht dat naar alle mensen die u schrijven tijdens uw afwezigheid, wordt verzonden. We kunnen bijvoorbeeld iets zeggen als: “ Van 1 augustus tot 15 augustus ben ik niet op kantoor voor vakantie. Om deze reden heb ik beperkte toegang tot mijn e-mail. Als het een dringende kwestie is, neem dan contact op met de heer Pérez op de telefoon XXX of per e-mail "¦ "
Zodra het bericht is geschreven (vergeet niet een onderwerp in te voeren, zoals "automatisch antwoord" "afwezig voor vakantie"), slaat u de wijzigingen op. Dit bericht gaat naar de map Concepten. Open deze map, selecteer het bericht (open het niet, selecteer het gewoon met de linkermuisknop) en ga naar het menu Bestand en kies "Opslaan als" ¦ "
Er verschijnt een dialoogvenster waarin u een bestandsnaam en extensie kunt kiezen. Kies een naam die u later zult onthouden. Het is belangrijk dat u bij de optie "Opslaan als type" kiest voor "Outlook-sjabloon". Je geeft het om op te slaan en gaat naar de volgende sectie.
2) Maak een regel in uw e-mailprogramma . Een regel is een automatisch gedrag dat het programma uitvoert wanneer het een bepaald bericht ontvangt of verzendt. Dit werkt voor deze truc, maar ook voor vele andere mogelijkheden. Verwijder of bewaar bijvoorbeeld automatisch berichten van een persoon of met een bepaalde tekst in het onderwerp in een map.
Selecteer in het menu Extra de optie "Regels en waarschuwingen". Druk op de knop "Nieuwe regel" en kies de volgende opties "Begin met een lege regel" en "Controleer berichten wanneer ze aankomen". Klik volgende.
In stap 1 moeten we de voorwaarden kiezen. We gaan de voorwaarden uitleggen om te kiezen, zodat het bericht de hele wereld bereikt, maar als je deze vakantiemelding alleen naar bepaalde mensen wilt sturen, kies dan gewoon andere opties om het proces aan te passen. Selecteer "waar mijn naam staat in het vak Aan of CC" en klik op Volgende. Kies in het andere venster "antwoord met een specifiek sjabloon". En klik op de zin "een bepaald sjabloon" om vervolgens het sjabloon te kiezen dat u zojuist hebt gemaakt. Als het niet in het venster verschijnt, selecteren we in het vervolgkeuzemenu "Zoeken in" "Gebruikerssjablonen in het bestandssysteem".
Klik op Openen en vervolgens op Volgende om naar het uitzonderingenvenster te gaan. Hier kunt u een uitzondering aanpassen op basis van talrijke variabelen. Als u klaar bent, klikt u op Volgende. Geef ten slotte een naam aan de regel en kies ervoor om deze nu te activeren of niet. Als u het nog steeds niet wilt activeren, kunt u dit later doen. Klik ten slotte op Voltooien.
3) We gaan op vakantie . Dit is het moment om de regel die u zojuist hebt gemaakt, te activeren. Ga terug naar het menu Extra en kies "Regels en waarschuwingen". De gemaakte regel zou hier moeten verschijnen. Om het te activeren, selecteert u het gewoon in het vak links van de liniaal. Druk op OK en pak de koffers. Vanaf nu, wanneer u verbinding maakt met de e-mail, stuurt u automatisch het vakantiebericht naar iedereen die u op deze datums schrijft.
Lees meer over het gebruik van de afwezigheidsassistent op deze pagina van Microsoft.