Grote of middelgrote bedrijven hebben een systeem met factureringsprogramma's die hen helpen om hun rekeningen en lopende of buitengewone uitgaven strikt te houden. De kleine freelancers redden het echter meestal zo goed als ze kunnen. Soms houden ze hun facturen bij in Excel-documenten. En in het ergste geval doen ze de facturen zelfs in een eenvoudig woord . Dit wordt op de lange termijn een probleem.
Allereerst omdat elke freelancer - hoe klein ook - zijn financiën grondig onder controle moet houden. Zorg ervoor dat al uw facturen in orde zijn, dat de inhoudingen correct worden berekend en dat u uiteindelijk de betalingen van de leveranciers op tijd ontvangt en betaalt .
Op internet zijn er talloze voorstellen, zowel voor software als voor onlinediensten, om de facturering te beheren. De meesten van hen bieden ons echter een gratis proefperiode aan en gaan vervolgens over naar een betaalde service , wat voor veel freelancers niet altijd gemakkelijk is om aan te nemen.
Wat uw situatie ook is, als u overweegt uw facturen te organiseren en uw uitgaven goed onder controle te houden, willen we u vandaag een tool aanbevelen die we hebben getest. En dat doet wonderen voor ons. Het is ook gratis en bevat geen proefperiode of beperking van de functies.
Selfconta, een gratis systeem om uw facturering te behouden
We hebben veel tools geprobeerd en doorzocht, maar dit is een van de tools die ons het meest heeft overtuigd. In feite zijn we al dragen onze facturering door middel van Selfconta. Dit is hoe dit systeem wordt genoemd.
Het is intuïtief, gemakkelijk te gebruiken en bevat zeer huiselijke berichten en routebeschrijvingen. Dit is niet tegen jou, integendeel. En het maakt dat het maken van facturen voor eens en voor altijd geen beproeving is . Vooral als dit is wat je het minst leuk vindt aan je werk. Want in het geval van zelfstandigen moet u alles op zich nemen!
Maar begin nu met Selfconta. Het enige dat u hoeft te doen, is deze pagina openen en u registreren. Klik op Gratis aanmelden! en voer uw e-mailadres en wachtwoord in. Door een account aan te maken, krijgt u toegang tot deze factureringstool. Ook is het nodig dat u uw gegevens als freelancer of bedrijf opneemt , want deze moeten op al uw facturen staan.
Als je binnen bent, raden we je aan het adres van //mispapeles.es/login.php op te slaan in je favorieten. Vanaf hier heeft u direct toegang tot uw facturering , wanneer u maar wilt.
Hoe u begint met het maken van facturen
Als je binnen bent, zul je zien dat je om te beginnen geen inkomsten of uitgaven hebt. Het is normaal, je bent nog niet vrijgelaten! Om een eerste factuur aan te maken, klikt u op Inkomen (de eerste optie in de bovenste balk). Klik gewoon op de knop Maken.
Er wordt een lege pagina geopend en u moet de eerste gegevens invoeren . Dit bevat:
- Klantnaam
- Klant-ID / CIF
- Datum (als u deze niet handmatig wijzigt, wordt de datum van vandaag weergegeven)
- Factuurnummer (één wordt opeenvolgend toegekend)
Voeg klantgegevens toe
Als de klant nieuw is, moet u al zijn volledige gegevens invoeren. In dit geval wordt automatisch een venster geactiveerd en kunt u hier de naam en postcode invoeren. Als de klant binnen Selfconta wordt geïdentificeerd , worden de overige gegevens hoogstwaarschijnlijk automatisch toegevoegd. Dit kan gebeuren bij grote bedrijven of die al eerder zijn geïdentificeerd door andere Selfconta-gebruikers.
Als het systeem het u niet gemakkelijker maakt, moet u degene zijn die de DNI / CIF en optionele gegevens (land, provincie, stad, adres, contactpersoon, telefoon en e-mail) toevoegt . Als u een e-mailadres invoert, zal Selfconta de factuur rechtstreeks naar de klant sturen (op voorwaarde dat u deze bestelling heeft opgegeven).
Voeg de concepten toe aan de factuur
Laten we nu verder gaan met de concepten, het centrale deel van de factuur. Hier moet u aangeven voor welke diensten of producten u uw klant heeft aangeboden en waarvoor u de bijbehorende vergoeding ontvangt. In het eerste vakje moet je aangeven of je een koopwaar hebt verkocht, een dienst hebt geleverd of dat het een huurinkomen is. Hoewel u moet weten dat u hier het product of de dienst kunt genereren die u verkiest. U heeft de absolute vrijheid om het aan te passen aan uw wensen en die van uw bedrijf.
Vervolgens typt u de beschrijving van het product of de dienst , de hoeveelheid, de eenheidsprijs en of u korting gaat toepassen. Aan het einde van dezelfde regel ziet u dat er twee vakjes voor belastingen zijn. De eerste is voor btw (waarbij u het toepasselijke tarief kiest, 20, 10, 4 of 0%) en de tweede voor inhouding van de personenbelasting (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% en 24%).
Houd er rekening mee dat deze moeten worden toegepast voor elk van de concepten en niet aan het einde, zoals meestal gebeurt bij veel facturen. Kijk hier goed naar, want als u het niet beseft, kunt u het vergeten en uiteindelijk een verkeerde factuur genereren.
Het systeem berekent automatisch de percentages. Evenals het optellen en aftrekken van alle benodigde hoeveelheden . Wat u uiteindelijk krijgt, is een volledige factuur, zonder fouten en met alle berekeningen toegepast.
Voeg informatie toe over het verzamelsysteem
Onderaan de factuur dient u de betalingswijze aan te geven . Hier heb je verschillende opties (cheque, contant geld, krediet, aanbetaling, promesse, PayPal, automatische incasso, bankoverschrijving, creditcard en bankoverschrijving). Afhankelijk van de optie die u kiest, zal het nodig zijn om een bankrekening op te geven.
Als u klaar bent, klikt u op Opslaan of Opslaan en sluit u af als u nog een factuur wilt ophalen of het factureringsprogramma wilt sluiten. Binnen dezelfde sectie heeft u de mogelijkheid om de factuur naar de klant te sturen (via e-mail) of deze af te drukken, hetzij op papier, hetzij om een pdf-document te genereren.
Hoe u terugkerende facturen maakt
Selfconta biedt verschillende opties om dit facturatiesysteem persoonlijker en praktischer te maken. Een van de belangrijkste is die genaamd terugkerende rekeningen . Als je een klant altijd dezelfde dienst aanbiedt en voor een maandelijkse dienst betaalt, kun je deze optie activeren.
Dit is een functie waarmee u maandelijks een terugkerende factuur naar een klant kunt sturen. Als u op deze manier bijvoorbeeld 300 euro per maand factureert voor een specifieke dienst , is het niet nodig dat u maandelijks handmatig de factuur genereert. Selfconta zorgt hiervoor met alle gegevens die u heeft ingevoerd.
Daarnaast moet u het e-mailadres van de klant hebben toegevoegd, zodat het systeem dit automatisch kan verzenden. En je hoeft er niet eens mee om te gaan. Om deze optie te activeren, opent u een van de gegenereerde facturen en scrolt u naar beneden. Eenmaal hier, vinkt u de optie Herhaald maken aan . U hoeft verder niets te doen.
Als u wilt zien wat uw terugkerende rekeningen zijn, gaat u gewoon naar de optie Inkomen> Terugkerende rekeningen . Vanaf hier kunt u alle stappen uitvoeren die u nodig acht op dit type factuur.
Pas facturen aan
Desgewenst biedt Selfconta u ook de mogelijkheid om uw facturen te personaliseren. Op deze manier kunt u ze naar uw wens (esthetisch) aanpassen en de kleurencombinaties selecteren die u het leukst vindt. Klik hiervoor op de knop Instellingen (het is het tandwiel rechtsboven) en kies Factuurontwerp .
Hier kunt u toegang krijgen tot verschillende ontwerpen , uw logo uploaden, de combinatie van twee kleuren en twee soorten letters kiezen, één voor de titels en één voor de tekst. Aan het einde kunt u ook kiezen of u vakken wilt toevoegen voor optionele gegevens (titel, betalingsverdeling, annotaties, kortingspercentage, inhoudingspercentage en telefoon). Als u klaar bent, klikt u op de knop Opslaan.
Hoe u uw uitgaven beheert, budgetten en leveringsbonnen maakt
Als u wilt, kunt u deze tool alleen gebruiken om uw facturen te beheren . Zeker als je al hulp hebt van een manager. Maar mocht dit niet het geval zijn en wil je als freelancer de volledige controle over je financiën houden, dan heb je de mogelijkheid om onkosten aan het systeem toe te voegen. De procedure is precies dezelfde die u gebruikt om facturen te registreren.
Alleen in dit geval moet u op het gedeelte Uitgaven klikken. Klik op de knop Maken om een nieuwe uitgave toe te voegen en selecteer de provider. U kunt het op dezelfde manier invoeren als u een klant heeft gegenereerd. En herhaal het zo vaak als nodig is.
Anderzijds dient u er rekening mee te houden dat er binnen uw administratie en beheer ook sprake zal zijn van het opstellen van begrotingen en afleveringsbewijzen . Dit is een optie die u in de sectie Meer vindt, van hieruit kunt u al deze documenten maken en ze op orde houden.
Bovendien kunt u ook rapporten downloaden om uw kasuitgaven te beheersen . U kunt ze downloaden in Excel-formaat om ze later naar uw behoeften te beheren.
Bekijk uw inkomsten en uitgaven in een grafiek
Dingen zien er altijd beter uit als ze in een grafiek staan. En hetzelfde zal gebeuren met uw inkomen en uw uitgaven. Zodra u deze tool opent, ziet u een overzicht van al uw financiële gegevens (mits u deze natuurlijk heeft ingevoerd). Zo kunt u in één oogopslag het volgende controleren:
- Hoeveel heb je gefactureerd?
- Hoeveel zijn ze je schuldig?
- Hoeveel heb je verdiend?
- Hoeveel betaalt u aan btw?
Dit is goed voor u om verrassingen te voorkomen bij het betalen van uw driemaandelijkse belastingen. En u zult in staat zijn om bij benadering een idee te krijgen - zo niet exact - van het geld dat u moet sparen of beheren. Bovenaan het scherm, net boven de grafieken, kunt u een selectie maken op maanden, kwartalen of jaren .
Als u wilt, kunt u ook aangeven wat uw doelstellingen zijn, zowel bij inkomsten als uitgaven. U hoeft alleen maar op de knop Aanpassen te klikken . Er wordt een pagina weergegeven met inkomsten en uitgaven voor het hele jaar. Voer gewoon de cijfers voor elk van de maanden in en klik op de knop Opslaan. Elke keer dat u de tool opent, kunt u controleren of u uw doelen heeft bereikt.