Gebruik je meestal Gmail als je koptekst? Als je het als een vast hulpmiddel hebt, zowel voor je werk, voor je studie als voor je persoonlijke zaken, is de kans groot dat je het meer dan vol hebt. Gelukkig biedt e-mail van Google ons standaard en gratis 15 GB opslagruimte.
In feite worden deze GB gedeeld met Google Drive . Dat wil zeggen, als u meestal met documenten werkt en bestanden opslaat in de Google-cloud, is het meest waarschijnlijke dat deze 15 GB tekort zal schieten en dat u er nog een paar aan het pakket moet toevoegen, wat perfect mogelijk is, maar tegen betaling.
Hoe het ook zij, het meest voorkomende is dat als je Gmail elke dag gebruikt, je e-mailinbox een ware massa niet-geclassificeerde berichten en een fenomenale puinhoop is . Maar kalmeer. Net als andere betalingstools biedt Gmail gebruikers de mogelijkheid om te filteren en specifieke zoekopdrachten naar e-mailberichten uit te voeren.
Als u deze filters leert gebruiken, bespaart u zeker veel tijd bij het zoeken en weet u in een oogwenk precies dat bericht te vinden dat u nodig heeft. Vandaag willen we je helpen bij het vinden en leren gebruiken van alle opties om berichten in Gmail te filteren en te doorzoeken. Laten we daar heengaan!
Gebruik de zoekmachine met trefwoorden
Het is een van de tools die u het meest binnen handbereik heeft. Je hoeft niet naar deze optie te zoeken, want je hebt het helemaal bovenaan, bovenaan de inbox. In het Zoeken mailbox kunt u de gewenste trefwoorden invoeren. Deze optie is het gemakkelijkst te gebruiken en ook het minst specifiek.
Het is handig als u een bericht wilt vinden waarvan u weet dat het zeer specifieke trefwoorden bevat. Bijvoorbeeld: gasrekening voor januari . Door op de zoekknop te klikken, zal het bericht of de berichten die u zoekt snel verschijnen. Zoals u kunt zien, is het vrij eenvoudig.
Profiteer van zoekmachinefilters
Maar wist u dat u meer opties heeft om te zoeken en de e-mails te vinden die u nodig heeft? Gmail heeft een groot aantal filters in de zoekmachine waarmee u uw zoekopdracht kunt verfijnen. En het is dat we soms een hoger niveau van specificiteit moeten bereiken als het gaat om het lokaliseren van berichten.
Als u wilt leren hoe u deze filters activeert , raden we u aan deze instructies te volgen:
1. Open de Gmail-lade en klik bovenaan in het zoekvak op de naar beneden wijzende pijl. U zult zien dat de verschillende zoekopties direct worden weergegeven .
2. Vanaf hier heeft u de mogelijkheid om op verschillende criteria te filteren . U kunt op het volgende rekenen:
- Van: Een goede optie om op afzender te filteren. Als u duidelijk weet dat u berichten van iemand in het bijzonder zoekt, kunt u hier rechtstreeks hun voornaam of hun e-mailadres opgeven. Zodra u de eerste initiaal schrijft, krijgt u in feite een lijst met verschillende voorstellen (zeker die van de meest recente of meest voorkomende contacten).
- Aan : Als u de berichten wilt vinden die u naar een specifieke persoon of contactpersoon hebt gestuurd, met dit filter heeft u het heel gemakkelijk. Voer gewoon de naam of het adres in en alle berichten die u hebt verzonden, worden in chronologische volgorde weergegeven.
- Onderwerp : Herinner je je het specifieke onderwerp van een bericht nog? Misschien vindt u het gemakkelijk om naar trefwoorden in het onderwerp te zoeken, dus u kunt dit filter gebruiken. U heeft direct een lijst met voorstellen.
- Bevat de woorden : Soms vinden we het heel gemakkelijk om op trefwoorden te zoeken. Stel dat u op zoek bent naar alle facturen die overeenkomen met het licht van de afgelopen zes maanden. Het enige dat u hoeft te doen, is bijvoorbeeld de naam van het bedrijf samen met het woord factuur schrijven. U zult zeker onmiddellijk de e-mails vinden waarnaar u op zoek bent.
- Bevat geen . Je hebt een andere optie die alleen de antagonist is van de vorige en die ook geweldig zal zijn om deze in combinatie te gebruiken of om gewoon alle e-mails te vinden die een bepaald woord niet bevatten. Het is een goede manier om alles uit te sluiten dat u niet interesseert, vooral als u een van degenen bent met een overvolle inbox.
- Maat . U herkent ze aan hun gewicht. Er zijn e-mails die erg zwaar zijn omdat ze zeer waardevolle documenten bevatten. Als u weet dat de e-mail die u zoekt, zijn gewicht in goud waard is, moet u misschien deze zoekcriteria gebruiken. Het is handig om onderscheid te maken tussen berichten die belangrijke informatie bevatten en berichten die alleen uit tekst bestaan.
- Datumbereik . Het is een zeer goede optie - of liever: filter - om te zoeken naar e-mails die gedurende een bepaalde periode zijn verzonden of ontvangen. Het is erg handig om bijvoorbeeld de e-mails te vinden die de afgelopen maand, het laatste kwartaal of het afgelopen jaar zijn verzonden of ontvangen. Als je het combineert met andere zoekcriteria, vind je al snel de verzameling e-mails die je zoekt.
- Zoeken . Een ander filter dat u in combinatie met andere criteria kunt gebruiken, is Zoeken. En hier kunt u met het systeem kiezen tussen verschillende mappen of labels. U kunt ook kiezen of u alleen wilt zoeken in Inbox, Uitgelicht, Verzonden, Concepten, Chats, Spam of Prullenbak.
- Bevat bijlagen . U kunt ook onderscheid maken tussen e-mails die bijlagen bevatten en e-mails die dat niet doen. Als u weet dat iemand u normaal gesproken berichten met bijgevoegde inhoud stuurt en u een van deze documenten moet opzoeken, kunt u dat vakje aanvinken. Op deze manier krijgt u sneller toegang tot wat u wilt.
- Voeg geen chats toe . Ten slotte moet u weten dat Gmail bij deze zoekopdrachten ook rekening houdt met de gesprekken die we via Hangouts voeren. Op deze manier is het mogelijk dat in de zoekresultaten gesprekken staan die voor ons niet relevant zijn of die je werk simpelweg ingewikkelder maken. Vink dit vakje aan om te voorkomen dat gesprekken of chats worden weergegeven in zoekresultaten.
Al met al zult u zien hoe gemakkelijk het is om de e-mails die u zoekt via de filters te vinden.