5 Outlook-functies die u op het eerste gezicht niet ziet

5 Outlook-functies die u op het eerste gezicht niet ziet

Als u een van degenen bent die e-mail als uw dagelijks brood gebruikt, zijn we er zeker van dat Outlook een van uw favoriete tools is . Het is erg praktisch voor het beheren van de stroom van dagelijkse communicatie. Maar het is ook een handig systeem om onze agenda en taken bij te houden.

Als je ze alle drie tegelijk moet doen, wil je misschien overschakelen naar deze tool. Tegenwoordig zijn er echter al systemen om alles in de cloud te doen. We hebben het over Google, Gmail en Google Agenda .

Maar als u de voorkeur geeft aan klassiek, kunnen we u misschien helpen enkele functies te ontdekken die eenvoudig zijn, maar die u zeker niet met het blote oog zult zien . Hier zijn vijf Outlook-functies om er het maximale uit te halen.

Outlook-sneltoetsen

1. De sneltoetsen

De sneltoetsen zijn een functie die in alle programma's van de Office-suite aanwezig is. Als u ze leert (sommige werken voor alle programma's even), kunt u uw werk versnellen. In Outlook vindt u het volgende wellicht handig

  • Ctrl + R : beantwoord een e-mail.
  • Ctrl + Shift + M : maak een nieuwe e-mail.
  • Alt + R : Allen beantwoorden. Het wordt ook gebruikt om de kalenderweergave te wijzigen in het wekelijkse formaat.
  • Alt + W : Lees de volgende e-mail.
  • Ctrl + M : e-mailberichten verzenden en ontvangen.
  • Alt + S : stuur een e-mail.
  • Ctrl + G : Open de optie "Ga naar datum" om naar een specifieke dag van de kalender te gaan
  • Alt + N, A, F : voeg een bijlage in.
  • Ctrl + 2 : ga naar agenda.
  • Outlook regels

2. De regels voor het classificeren van post

Als u veel e-mails per dag ontvangt, is het belangrijk dat u weet hoe u de e-mail moet classificeren. Wist je dat Outlook een functie bevat om ze met vaste regels te classificeren? Het gaat erom dat de e-mailberichten automatisch worden verplaatst naar de mappen die u nodig hebt , bepaalde berichten van een afzender worden gemarkeerd als taken die in behandeling zijn of specifieke geluiden die worden afgespeeld voor de e-mail van een specifieke persoon.

De mogelijkheden zijn eindeloos, dus u moet precies configureren wat u nodig heeft en de effectiviteit ervan in de loop van de tijd zien. Om toegang te krijgen tot deze optie, gaat u naar Outlook en klikt u in de werkbalk op het pictogram Regels .

vooruitzichten snelle items

3. De snelle items

Hoe vaak schrijft u steeds weer hetzelfde? Als u in sommige van uw e-mails meestal bepaalde elementen of teksten op een vaste manier toevoegt, zou het handig zijn als u zich laat helpen door de functie Quick Elements . Het gaat erom die elementen op te slaan wanneer u ze schrijft.

Selecteer het en kies vervolgens Invoegen> Snelonderdelen. U kunt ook de sneltoets Alt + F3 gebruiken. Geef het een naam om het te identificeren en voer het zo vaak in als u het nodig heeft.

ongewenste mail

4. Afzenders van spam blokkeren

En hoe zit het met al die e-mails van afzenders die we niet eens op de schilderkunst willen zien? Spam maakt ons werk alleen maar ingewikkelder en hinderlijker . Wat we nu aanbevelen, is dat u profiteert van deze andere functie die Outlook heeft en waarmee u al die afzenders die u niet interesseren, kunt blokkeren.

U kunt deze optie activeren via de werkbalk door op de optie Spam te klikken. Vanaf hier kunt u alle regels inschakelen. Echter, elke keer dat u een e-mail dat je kunt doen vanaf daar . Voeg gewoon de afzender toe aan deze zwarte lijst en u heeft er geen last meer van.

Outlook-sjablonen

5. Sjablonen

En we eindigen met een andere bron die u misschien niet kende: sjablonen. Ze zijn handig als u min of meer vergelijkbare berichten naar iedereen stuurt. Het is dus te rekenen op een goede respons of verzending van de sjabloonrepository . U versnelt uw werk aanzienlijk en u zult niet langer lui zijn om alle e-mails die u in behandeling heeft te beantwoorden.

Ga naar Start> Nieuw> Nieuwe e-mail om een ​​sjabloon te maken . Schrijf de inhoud die u interesseert en ga vervolgens naar Bestand> Opslaan als. U moet dit document opslaan als "type" en Outlook-sjabloon selecteren. Om het te gebruiken, moet u het herstellen. Je kunt het zo vaak doen als je wilt.