Als u uw Gmail-e-mail voor zowel werk als persoonlijke zaken gebruikt, is uw inbox waarschijnlijk een puinhoop. Toen we Outlook gebruikten, waren we gewend om mappen en meer mappen te maken om onze berichten goed geclassificeerd te houden.
Het gaf ons zelfs het gevoel dat Gmail moeilijker te organiseren is. Maar in werkelijkheid is het niet zo. Google e-mail beschikt over een flink aantal tools die ons (en veel) kunnen helpen om de mail op orde te houden .
Vandaag willen we je wat tips geven. Zodat je Gmail- inbox niet langer je ergste nachtmerrie is . Laten we daar heengaan!
Pas uw inbox aan
Gmail biedt ons al enige tijd de mogelijkheid om berichten via tabbladen te classificeren. Dit is een superbelangrijke optie, omdat het (eindelijk) de berichten over abonnementen, aanbiedingen en andere advertentie-verwikkelingen buiten beschouwing laat. En het doet precies hetzelfde met meldingen voor sociale netwerken en andere services waarop u bent geabonneerd.
Het eerste dat u moet doen, is deze tabbladen inschakelen. Als je ze al hebt, heb je de mogelijkheid om er meer toe te voegen. En om dit te doen, hoeft u alleen maar op de knop Meer te drukken, helemaal rechts in de lade. U zult zien dat u het volgende kunt kiezen: Algemeen, Sociaal, Promoties, Meldingen en Forums .
Maar u kunt uw inbox nog verder aanpassen. En u helpen door de berichten te markeren die het belangrijkst zijn. Klik in de optie Inbox op de kleine pijl om het gewenste type inbox te kiezen .
Kies ervoor om de belangrijkste of de ongelezen eerst te zien om uzelf te ordenen volgens uw behoeften . Op deze manier gaat geen ander e-mailbericht verloren in het ongewisse.
Gebruik gekleurde labels en sterren
Heb je ooit gekleurde labels en sterren gebruikt? U vindt de labels standaard en u kunt ze vanuit elke e-mail maken. U kunt dit ook aan de linkerkant van de inbox doen. Tik op Meer en kies Nieuw label maken. U moet het een naam geven en op Aanmaken klikken. Dan kun je ook een kleur kiezen.
De labels verschijnen aan de linkerkant van de pagina. U kunt dus altijd alle e-mails zien die onder die tag zijn geclassificeerd .
Een andere optie zijn gekleurde sterren. In de inbox kun je links van het bericht klikken om op te vallen . Als je het bericht open hebt, hoef je alleen maar op Meer en Markeren te klikken. Maar wat als ik andere sterren en gekleurde borden wil? Druk zo vaak als je wilt om degene te openen die je nodig hebt.
Als je de gekleurde sterren nog niet hebt geactiveerd, moet je naar het gedeelte Instellingen gaan. Klik gewoon op het tandwiel (rechtsboven op de pagina) en ga naar het gedeelte Sterren . Sleep de sterren die u wilt gebruiken naar het gedeelte "In gebruik". Sla uw wijzigingen onderaan de pagina op.
Sorteer berichten automatisch
Als u al de benodigde mappen en labels heeft aangemaakt, is het belangrijk dat u een regel maakt zodat deze berichten automatisch worden geclassificeerd wanneer u uw inbox binnengaat. Open de e-mailinstellingen en klik op het tabblad Filters en geblokkeerde adressen.
Klik op Maak een nieuw filter aan. U moet de parameters invoeren die u in overweging neemt. Bijvoorbeeld berichten van een specifieke afzender (of meerdere), specifieke onderwerpen, trefwoorden ... Kies vervolgens Filter maken . U kunt uit verschillende opties kiezen. Als je klaar bent, klik je op de blauwe knop Filter maken.
Voorbeeld inschakelen
De preview-functie is een functie die al lang beschikbaar is, maar de waarheid is dat deze nog steeds in het Gmail-lab staat. Wat het u biedt, is de mogelijkheid om een bericht te lezen zonder het te hoeven openen . Op deze manier, als u honderden en honderden berichten moet openen, is deze functionaliteit geweldig om uzelf beter te organiseren.
Om de preview in te schakelen, ga naar Instellingen en de Labs tab. Zoek de Preview-functionaliteit en kies Inschakelen. Als u klaar bent, vergeet dan niet uw wijzigingen op te slaan.
Verwijder onnodige bestanden
Als u een van degenen bent die veel e-mails per dag ontvangt, kunt u beter beginnen met het verwijderen van onnodige inhoud. Verlies niet uit het oog dat Google slechts 15 GB biedt en dat u ze binnenkort wellicht zal vullen. In dit geval is het het beste om de prullenbak te legen. U kunt de spam ook leegmaken, omdat het waarschijnlijk is dat zich daar honderden berichten zullen opstapelen.
Maar als u zich zorgen maakt over de zwaardere berichten, raden we u aan om binnen de balk te zoeken met "groter" , gevolgd door een dubbele punt en de grootte waarnaar u wilt zoeken. U kunt bijvoorbeeld berichten tot 50 megabyte "50 m" aangeven. Het enige dat u vervolgens hoeft te doen, is de berichten verwijderen die u niet nodig heeft.
Ontvang notificaties op uw desktop
Als u gewoonlijk op uw computer werkt en u niet de hele tijd naar de Gmail-lade wilt kijken , moet u bureaubladmeldingen inschakelen. Zo zie je direct de e-mails die je hebt ontvangen en kun je ze openen als je ze belangrijk vindt.
Om deze optie in te schakelen, ga naar het gedeelte Instellingen en ga naar het gedeelte Bureaubladmeldingen . Kies Nieuwe e-mailmeldingen inschakelen, Belangrijke e-mailmeldingen inschakelen of E-mailmeldingen uitschakelen. Sla de wijzigingen op.
Doe slimmere zoekopdrachten
Het snel vinden van de bestanden die u nodig hebt, is essentieel om vooruitgang te boeken in uw dagelijkse leven. U kunt geen tijd verspillen met door de pagina's van uw e-mail te scrollen . U heeft verschillende opties om uw zoekopdrachten te verfijnen:
- from: en een voor- en achternaam (als je wilt), om alle berichten te vinden die iemand je heeft gestuurd
- onderwerp: om een bepaald onderwerp te vinden
- heeft: bijlage om berichten met bijlagen te vinden. Als je wilt, kun je deze optie combineren met from: en de naam van de persoon om iemands bijlagen te vinden
- - (een streepje) om specifieke termen uit te sluiten, als u specifieke berichten wilt weglaten die u met iemand of over een bepaald onderwerp hebt uitgewisseld
- OF: als je niet weet hoe je moet zoeken, bijvoorbeeld from: ana OR from: jesús
- "" (Quotes): als u op zeer specifieke woorden wilt zoeken
- () (haakjes) : als je twee onafscheidelijke concepten wilt samenvoegen
- in: en de naam van de map die u zoekt
Met deze tips heb je je inbox goed georganiseerd. Het enige dat u dus hoeft te doen, is ze in de praktijk brengen en wennen aan hoe ze werken. Als je deze tips volgt, zal je buurt jaloers zijn op je Gmail-inbox.