Het is waarschijnlijk de meest geavanceerde e-mailclient naast Gmail. In tegenstelling tot de laatste heeft Outlook.com (het ter ziele gegane Hotmail) een applicatie voor macOS en Windows, wat het extra productiviteit geeft door niet afhankelijk te zijn van browsers. De webversie van Outlook heeft ook een aantal geavanceerde tools, en deze keer hebben we enkele van de meest interessante samengesteld.
Bekijk het IP-adres van een e-mail in Outlook en Hotmail
Vooral handig als we de echte oorsprong van een e-mail willen weten. In Outlook is dit proces heel eenvoudig.
Binnen de e-mail die we willen analyseren, klikken we op de drie punten in de optiebalk en vervolgens op Zie oorsprong van het bericht.
Nadat u op de laatste hebt geklikt, geeft Outlook een venster weer zoals we net boven deze paragraaf kunnen zien. Binnen dit conceptuele menu zullen we naar het volgende tekstveld moeten zoeken via de toetsencombinatie Command + F als we macOS en Linux gebruiken en Control + F als we Windows gebruiken:
- afzender IP
Samen met dit veld kunnen we het IP-adres van de originele e-mail zien. Het is voldoende om toegang te krijgen tot een locatieweb om het IP-adres op een kaart te lokaliseren.
Maak automatische antwoorden in Outlook.com
Maak categorieën om e-mails in Outlook te classificeren
Tegenwoordig heeft Outlook twee opties voor het classificeren van e-mails in de lade van de klant: mappen en categorieën. Het voordeel van dit laatste is dat we de verschillende e-mails met kleuren kunnen herkennen .
De eenvoudigste manier om een e-mail te categoriseren, is door er met de rechtermuisknop op te klikken en op Categoriseren te klikken . Standaard schakelt Outlook een aantal categorieën in op basis van kleuren (blauwe categorie, paarse categorie…). Als we aangepaste categorieën met unieke namen en kleuren willen maken, moeten we klikken op de optie Categorieën beheren of op Nieuwe categorie .
Converteer een e-mail naar PDF met Outlook.com
Wist je dat je een e-mail naar PDF kunt exporteren vanuit de eigen opties van Hotmail? Het zal voldoende zijn met 
.
Afhankelijk van het besturingssysteem kunnen we met de opties het exportformaat kiezen. De sleutel is om PDF te selecteren in plaats van Print Sheet om de e-mail op te slaan in PDF-indeling, zoals we kunnen zien in de afbeelding hierboven. We kunnen de e-mail ook afdrukken in een van de printers die we eerder hebben aangesloten.
Maak regels om acties in Outlook te automatiseren
Als goede e-mailclient hebben Hotmail en Outlook een heel scala aan tools waarmee we acties kunnen automatiseren. In beide applicaties kunnen we deze tools vinden met de naam Rules. Klik gewoon op het tandwiel in de bovenste balk van de applicatie en selecteer vervolgens Alle Outlook-instellingen bekijken .
Binnen de geavanceerde configuratie van Outlook klikken we op Mail en tenslotte op Regels . Nu hoeven we alleen de gegevens in te vullen om een nieuwe regel te maken. In Conditie zullen we de regel aangeven waaraan moet worden voldaan om later een actie aan te geven in de overeenkomstige sectie. Bijvoorbeeld "Wanneer het lichaam van het bericht omvat het woord aanbieding of "Als de ontvanger is [email protected] de e-mail naar de map Belangrijk worden gestuurd", de e-mail wordt naar de prullenmand gestuurd".
Synchroniseer Gmail-e-mails met Outlook
Als we de inbox van Gmail willen verenigen met die van Outlook, maakt de Microsoft-applicatie deze actie mogelijk via de geavanceerde opties. Voordat we verder gaan, moeten we naar Gmail.com gaan en de respectieve opties configureren. In dit artikel leggen we alle stappen in detail uit.
Zodra we Gmail correct hebben geconfigureerd, hoeven we alleen maar naar de optie E-mail synchroniseren in het gedeelte Mail in de Outlook-configuratie te gaan en ons Gmail-adres toe te voegen om e-mails te synchroniseren met Outlook. Om de e-mails te vinden, maakt Google Outlook een map met dezelfde naam als ons e-mailadres.
Maak een handtekening voor berichten in Hotmail en Outlook
De handtekening is een ander element dat we in Hotmail kunnen configureren om onze e-mails verder te personaliseren. "Met vriendelijke groet, María Belén", "U kunt contact opnemen met de klantenservice via het telefoonnummer 612 34 56 78", "Kantooruren van maandag tot vrijdag van 8.00 tot 20.00 uur" ...
Om deze parameter te configureren, moeten we teruggaan naar de geavanceerde configuratie van Outlook. In het gedeelte E-mail, en meer specifiek in de optie Schrijven en antwoorden , zullen we een gepersonaliseerde handtekening maken volgens het hierboven aangegeven patroon.
Onder het tekstveld kunnen we aangeven of we de handtekening willen opnemen in alle e-mails (reacties op een e-mail, berichtenthreads ...) of alleen in degene die we schrijven vanuit Outlook.com. We kunnen ook afbeeldingen en opmaak aan de brief toevoegen als we dat willen.
Verwijder alle spam- en Outlook-abonnementen in één klap
Het is geen op zichzelf staand geval. Of het nu gaat om onzorgvuldigheid of eenvoudige onzorgvuldigheid, de inbox van onze e-mailclient wordt meestal gevuld met advertenties en promoties van talloze abonnementenlijsten van derden, services en bedrijven. Om al deze abonnementen in één keer te verwijderen kunnen we verwijzen naar de geavanceerde configuratie van Outlook .
In het gedeelte E-mail van de optie Abonnementen kunnen we een volledige lijst zien met alle abonnementen op lijsten en services. We hoeven alleen maar op Abonnement opzeggen te klikken om geen spam-e-mails meer te ontvangen.
Filter e-mails op grootte om ze later in Outlook te verwijderen
Als we ruimte willen vrijmaken in de inbox van onze Outlook-client, is een goede manier om verder te gaan, gebaseerd op het gebruik van native Microsoft-opdrachten . Voer gewoon een van de tekstreeksen in die we hieronder zullen zien om de e-mails op grootte te filteren.
We kunnen op twee manieren te werk gaan: ofwel een hoeveelheid MB aangeven ofwel de standaardgrootte van Outlook gebruiken.
Op vooraf ingestelde grootte
- Berichtgrootte: zeer klein - E-mails kleiner dan 10 KB.
- berichtgrootte: klein - E-mails tussen 10 en 25 KB groot.
- Berichtgrootte: Gemiddeld - E-mails tussen 25 en 100 KB groot.
- Berichtgrootte: Groot - E-mails tussen 100 en 500 KB groot.
- Berichtgrootte: zeer groot - E-mails tussen 500 KB en 1 MB groot.
- Berichtgrootte - Enorm - E-mails groter dan 5 MB.
Op exacte maat
- bericht grootte:
- berichtgrootte:> N : e-mails waarvan de grootte groter is dan het aantal gespecificeerd in N. Bijvoorbeeld berichtgrootte:> 123 MB
Maak een tekst ongedaan in Outlook
Een veel voorkomend probleem met Outlook en andere e-mailclients heeft te maken met het overnemen van de opmaak bij het schrijven van een concept. Als we het bericht in een alternatieve editor hebben geschreven (Word, Pages, Google Documents ...), is het normaal dat het in het originele formaat blijft "plakken".
Om een platte tekst te schrijven, hoeven we alleen maar op de drie opties in de e-mailtekstbalk te klikken en opmaak met de geselecteerde tekst verwijderen te selecteren . Het formaat verdwijnt automatisch.
Beste sneltoetsen voor Outlook en Hotmail
Of het nu in de webversie of in de desktopversie van Outlook is, de e-mailclient van Microsoft ondersteunt een groot aantal combinaties en sneltoetsen waarmee bepaalde acties kunnen worden geautomatiseerd . Laten we eens kijken naar enkele van de meest interessante.
Outlook-e-mailsnelkoppelingen
- Maak een e-mail : Control + N (Command + N)
- Stuur een e-mail : Control + Enter (Command + Enter)
- Beantwoord een e-mail : Control + R (Command + R)
- Beantwoord alle afzenders in een e-mail : Shift + R
- Een e-mail doorsturen : Shift + F
- Concept van een e-mail opslaan : Control + S
- Concept-e-mail weggooien : Escape
- Selecteer alle berichten in een e-mail : Control + A (Command + A)
- Verwijder alle berichten uit een e-mail : Escape
- Een link of hyperlink invoegen : Control + K (Command + K)
Sneltoetsen voor Outlook-inbox
- Open een e-mail : O of Enter
- Sluit een e-mail : Escape
- Open de volgende e-mail : Control +. (Command +.)
- Open de vorige e-mail : Control +, (Command +,)
- Maak de laatste actie ongedaan : Control + Z (Command + Z)
- Een e-mail naar de prullenbak verplaatsen : Verwijderen of Verwijderen
- Een e-mail definitief verwijderen : Shift + Delete
- Maak een map : Shift + E
- Markeer een e-mail als gelezen : Control + Q (Command + Q)
- Markeer een e-mail als spam : J
- Markeer een e-mail als ongelezen : Control + U (Command + U)
- Archiveer een e-mail : E
Outlook-navigatiesnelkoppelingen
- Zoeken naar woorden in een e-mail : Alt + Q
- Help weergeven : Shift + /
- Ga naar Mail : Control + Shift + 1 (Command + Shift + 1)
- Ga naar Agenda : Control + Shift + 2 (Command + Shift + 2)
- Ga naar Contacten : Control + Shift + 3 (Command + Shift + 3 (
- Ga naar taken : Control + Shift + 4 (Command + Shift + 4)
- Ga naar Inbox : G en dan ik
- Ga naar Concepten : G en dan D
- Ga naar Verzonden : G en dan S
