20 praktische Outlook-vragen en antwoorden

20 praktische Outlook-vragen en antwoorden

Outlook is een van de meest populaire e-mailtools . We gebruiken dit programma al jaren om onze e-mail te beheren. Het is niet verrassend dat het een effectief systeem is, uitgerust met talloze tools die ons helpen veel te organiseren.

En het is dat Outlook niet alleen als een dienblad voor onze e-mail werkt, maar ook als een agenda functioneert en ons in staat stelt om waarschuwingen voor elke gebeurtenis of taak te configureren . Vandaag wilden we 20 praktische Outlook-vragen beantwoorden. We hopen dat u ze nuttig vindt.

1. Kan ik sneltoetsen gebruiken?

Natuurlijk. Dit is een van de meest praktische functies die alle programma's in de Microsoft Office-suite hebben. Als u deze sneltoetsen leert, kunt u uw e-mail sneller beheren . De meest gebruikte zijn de volgende:

  • Alt + S : stuur een e-mail
  • Ctrl + R : beantwoord een e-mail
  • Ctrl + M : e-mails verzenden en ontvangen
  • Alt + W : ga naar de volgende e-mail of schakel over naar de wekelijkse kalenderweergave
  • Alt + R : Allen beantwoorden of overschakelen naar de wekelijkse werkagenda
  • Ctrl + G : Open het vak "Ga naar datum" om naar de gewenste dag op de kalender te gaan

2. Is het mogelijk om de berichten die mij niet interesseren op een meer automatische manier te verwijderen?

Ja, en het is een goede manier om uw berichten sneller te beheren. Het enige dat u hoeft te doen, is een regel maken. Als u bijvoorbeeld geïnteresseerd bent in het verwijderen van berichten van een bepaalde afzender, hoeft u alleen maar het volgende te doen: klik met de rechtermuisknop op het bericht en kies vervolgens Regel maken. Vink de optie Verwijderen aan en geef de afzender op . Als u klaar bent, vergeet dan niet op Regel maken of OK te klikken.

handtekening Outlook-mail

3. Is het mogelijk om een ​​of meer handtekeningen voor e-mails te maken?

Natuurlijk. Het is een van de meest klassieke functies van Outlook. Als u een handtekening of andere handtekeningen voor uw e-mails wilt maken, moet u het volgende doen: een nieuwe e-mail schrijven, een nieuw bericht openen. Klik op de knop Handtekening om het te configureren: u heeft de mogelijkheid om er zoveel toe te voegen als u wilt. 

Als u het aan de e-mail wilt toevoegen, hoeft u er alleen maar op te klikken, zodat het automatisch wordt ingevoegd . Herhaal hetzelfde proces voor alle handtekeningen die u moet opnemen.

4. Hoe kan ik tijd besparen door een bericht te schrijven?

Er is een functie waarmee we bepaalde snelle elementen in de tekst kunnen invoegen. Het kunnen zinnen of fragmenten zijn die u vaak schrijft. Om ze automatisch aan een e-mail toe te voegen, selecteert u de tekst en klikt u op Snelle items> Invoegen . Voer een naam in. U kunt ze invoegen wanneer u maar wilt en u hoeft ze niet te herschrijven.

5. Hoe plaats ik een afbeelding in de mail?

Als je een afbeelding in een e-mail wilt invoegen zodat deze wordt weergegeven met de tekst die je hebt toegevoegd, heb je het ook gemakkelijk. In plaats van een bijlage toe te voegen, klikt u op het menu Invoegen> Afbeelding of Clipart. De afbeelding wordt rechtstreeks in de hoofdtekst van het bericht geplakt en u kunt deze naar wens bewerken en vergroten of verkleinen.

zoekmap

6. Hoe zoekacties efficiënter maken?

U kunt vaak naar hetzelfde zoeken. Bijvoorbeeld de e-mails die Marta u stuurt. Om deze zoekopdrachten efficiënter te maken, kunt u een zoekmap instellen. Maak een nieuwe zoekmap , kies tussen verschillende standaardopties (specifieke mensen, belangrijke e-mails ...) en configureer een aangepaste zoekopdracht.

Om berichten sneller te vinden, kunt u ook filters gebruiken. Binnen de optie E-mail filteren kunt u het tabblad Home selecteren en kiezen welk type e-mails u wilt zien: ongelezen e-mails, categorieën kiezen, met bijlagen of e-mails die deze week zijn ontvangen.

regels en waarschuwingen

7. Kan ik mijn post beter ordenen?

Er is een sectie waaruit u regels kunt maken. Dit betekent dat u, als u dat wilt, verschillende automatische acties op uw e-mail kunt uitvoeren. En dit zal het u veel gemakkelijker maken. Klik gewoon op de menuknop Regels en waarschuwingen .

Kies Nieuwe regel om de optie die u overweegt te configureren . U zult zien dat u de berichten van een bepaalde persoon kunt markeren voor follow-up, berichten naar specifieke mappen kunt verplaatsen of bepaalde geluiden kunt afspelen wanneer u e-mails van iemand ontvangt. De opties zijn erg breed en volledig configureerbaar.

8. Wat moet ik doen als ik een bericht wil verzenden zonder de ontvanger te tonen?

Het is een heel eenvoudig gebaar, maar veel mensen vergeten het. En dit gebeurt heel vaak. Als u berichten wilt verzenden zonder ontvangers weer te geven, hoeft u in Outlook alleen alle ontvangers toe te voegen in het Bcc-vak in plaats van CC. Op deze manier kan niemand zien wie het bericht nog meer heeft ontvangen. 

vertraging levering

9. Kan een e-mail worden gepland om op een bepaald tijdstip te worden verzonden?

Het plannen van een e-mailbericht is vrij eenvoudig. Ga in het betreffende bericht naar de knop Levering uitstellen. Hier kunt u kiezen hoe laat u het bericht wilt verzenden en vele andere opties. Op deze manier kunt u uw bericht bezorgen op het moment dat u maar wilt. 

10. Hoe een automatisch antwoord configureren?

Het is vakantietijd, dus u moet klassieke automatische antwoordberichten instellen. Ze zijn erg handig om onze contacten te waarschuwen dat we bepaalde dagen niet beschikbaar zullen zijn. Kies Bestand> Automatische antwoorden> Automatische antwoorden verzenden om het in te stellen. 

U kunt een specifiek interval instellen voor het automatisch verzenden van deze berichten. Hoewel u de reacties ook handmatig kunt uitschakelen. In de ruimte Binnen mijn organisatie moet je het antwoord schrijven dat je interesseert en op OK klikken. 

Outlook-opmerkingen

11. Heb ik de mogelijkheid om notities of herinneringen toe te voegen?

We hebben natuurlijk al aangegeven dat Outlook een erg handige tool is om e-mail te beheren, maar ook om als assistent op te treden. U kunt notities toevoegen door op de volgende sneltoets Ctrl + Shift + N te klikken . Je zult zien dat er meteen een soort notitie verschijnt die lijkt op een post-it, die je in elke ruimte kunt hangen.

In het begin heeft het een gelige tint, zoals de echte post-its , maar je kunt de toon aanpassen met de kleur die je wilt. Vervolgens kunt u deze notities beheren zoals het u uitkomt.

12. Kan ik een distributielijst maken?

Ja, het is een zeer praktische optie om te voorkomen dat u dezelfde afzenders als altijd aan een e-mail of distributielijst moet toevoegen. Binnen de naam ruimte, kiest u de naam van de contactgroep. 

Vervolgens moet u de verschillende leden kiezen. U kunt het doen vanuit het contactboek. Sla vervolgens op en sluit. Uw distributielijst is al gemaakt en u kunt de gewone berichten verzenden die u wilt .

schoonmaak brievenbus

13. Hoe kan ik ruimte besparen?

De traagheid van de dag tot dag zorgt ervoor dat de berichten zich vaak ophopen. Binnen het gedeelte Bestand heb je verschillende opties, die je kunt zien door op de knop Reinigingshulpmiddelen te klikken. Hier vindt u de map Mailbox Cleanup, de map Empty Deleted Items en Archive . Gebruik ze regelmatig om alles op orde te houden.

14. Kan ik Gmail in Outlook gebruiken?

Het antwoord is ja. En het is handig als u liever Outlook gebruikt om uzelf te organiseren. Open Gmail en klik op het gedeelte Instellingen. Kies vervolgens op het tabblad Doorsturen en POP / IMAP-mail de optie IMAP inschakelen. Sla de wijzigingen op.

Vervolgens moet u uw e-mail openen en de informatie invoeren die overeenkomt met het account. Hieronder heb je de gegevens die je nodig hebt. Ga naar Accountinstellingen in Bestand om ze in te voeren en geniet van uw Gmail-e-mail in Outlook.

Gmail Outlook

15. Hoe maak ik een reservekopie van mijn e-mails?

Back-ups zijn essentieel als we de belangrijkste e-mails willen bewaren. Vooral als we ze voor werk gebruiken. Selecteer Bestand> Openen> Importeren. Kies de optie om een ​​bestand te exporteren. Selecteer  Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende. 

Kies het account / de map waarvan u een back-up wilt maken, kies een locatie om het bestand op te slaan en klik op OK. U kunt het ook met een wachtwoord beveiligen.

16. Hoe sjablonen maken?

Open een nieuw bericht en schrijf de gewenste sjabloon. Het moet een tekst zijn die u vaak verstuurt en die u in die zin niet hoeft te herhalen. Als u klaar bent, kiest u Bestand> Opslaan als> Opslaan als type> Outlook-sjabloon . Voer een sjabloonnaam in en sla op.

Om de sjabloon te gebruiken, ga in Outlook naar Home> Nieuw> Nieuwe items> Meer items en Formulier kiezen . Tik op Zoeken in> Gebruikerssjablonen in bestandssysteem. U zult zien dat de sjabloonmap wordt geopend en dat u de meest geschikte map moet redden. Kies Openen, ontvanger toevoegen en verzenden.

agenda meer in zicht

17. Hoe houd je de agenda beter zichtbaar?

De Outlook-agenda is erg handig, maar om er toegang toe te krijgen, moet je wat zoeken. Een interessante optie is om deze add-on te downloaden, waarmee u de agenda als achtergrond van uw computer kunt installeren . Op deze manier heeft u al uw afspraken en taken in beeld. Het heet Outlook On Desktop en moet als extra worden gedownload.

18. Kan ik de berichten groeperen?

Met Gmail zijn we gewend om berichten gegroepeerd op conversaties te zien. Gelukkig kunt u in Outlook hetzelfde doen. Om uw berichten te groeperen, gaat u naar het tabblad weergave en kiest u de optie Weergeven als conversaties. Binnenin kunt u "Organiseren op" en verschillende manieren kiezen om uw e-mails te configureren.

vooruitzichten

19. Kan ik verschillende weergaven configureren?

Natuurlijk. Met Outlook kunt u de weergaven van uw e-mailinbox naar wens configureren. U kunt dus beslissen of u een voorbeeld van de berichten wilt zien, ervoor kiezen om ze niet te openen of een verticale rechter-, linker- of horizontale weergave te kiezen. De opties zijn talrijk, dus om de configuratie te testen die het beste bij uw werkritme past, kunt u het beste de sectie Bekijken openen. 

20. Wat als ik alleen meldingen wil ontvangen voor de belangrijkste berichten?

Als u met zijn tweeën tientallen en tientallen berichten per dag ontvangt, kan het interessant zijn om een ​​optie te configureren om alleen de belangrijkste berichten te ontvangen.  Ga naar Bestand> Mail en ga naar de sectie Aankomst van het bericht. We raden u aan deze sectie te configureren om alleen meldingen te ontvangen over wat u interesseert. Tegelijkertijd heeft u de mogelijkheid om te configureren hoe u de desktopwaarschuwingen wilt hebben.