Als je op vakantie gaat, moet je alles vastgebonden en goed vastgebonden achterlaten. Als u gewoonlijk via e-mail met uw klanten, medewerkers en collega's communiceert , moet u de zogenaamde automatische antwoordberichten activeren om hen te laten weten dat u een rustperiode geniet en dat u tot uw terugkeer niet op hen kunt reageren om hun verzoek te behandelen. . Nog maar een paar dagen geleden hebben we je verteld hoe je het automatische antwoord in Gmail kunt activeren . Als u echter Outlook gebruikt , moet u een andere procedure volgen. Het instellen duurt maar een paar minuten. U zult zien dat het heel gemakkelijk is als u deze tips opvolgt:
1) Als u Outlook 2010 gebruikt, hoeft u alleen het programma te openen en op het menu Bestand> Informatie> Automatische antwoorden te klikken .
2) Klik op de knop Automatische antwoorden en selecteer de optie Automatische antwoorden verzenden . Een setup-menu wordt snel geactiveerd. Een soort assistent waarin je het bericht kunt schrijven dat je naar je contacten wilt sturen.
3) U moet natuurlijk eerst kiezen hoe lang u de reactie van buiten het kantoor naar de mensen wilt sturen die contact met u opnemen. U kunt bijvoorbeeld een datumbereik selecteren vanaf de dag dat u met vakantie begint tot de dag dat u terugkeert. Als u geen einddatum opgeeft , moet u het verzenden van berichten handmatig deactiveren, uw stappen teruggaan en de instellingen aanpassen.
4) Nu kunt u uw bericht schrijven. Onderaan het menu vindt u een wit vak waarin u de tekst kunt toevoegen, als u dat wilt door het lettertype, de grootte en de kleuren te bewerken en een link in te voeren, als u uw afzenders naar een specifieke website wilt doorverwijzen.
Op dit punt moeten we u vertellen dat u twee soorten berichten kunt configureren . Een voor degenen die binnen uw organisatie zitten (als u wilt aangeven dat u afwezig bent, hoewel ze het waarschijnlijk al weten) en een ander voor degenen die buiten zijn, mensen die niet hoeven te weten dat u op vakantie bent, Tenzij u ze persoonlijk heeft aangemeld.
5) Ten slotte heb je ook de mogelijkheid om regels te creëren zodat het automatische reactiesysteem zo effectief mogelijk is en geen machine wordt om berichten naar iedereen te bombarderen. Met sommige configureerbare opties kunt u het inkomende bericht doorsturen naar een andere collega die kan reageren of de kwestie voor u kan afhandelen, het bericht kan laten doorsturen naar een ander Gmail- of Hotmail-account zodat we het kunnen bekijken via onze privéaccounts, verwijderen berichten van bepaalde afzenders of organiseer berichten in mappen, zodat we, wanneer we weer aan het werk gaan, niet in een absoluut chaotische inbox terechtkomen.
Om een van deze regels toe te voegen (er zijn tientallen opties om berichten te classificeren en te beheren terwijl we weg zijn), hoeft u alleen maar op de knop Regel toevoegen of Regel bewerken te klikken om deze te wijzigen.
Foto door: Rick Scully en TripShake